3 cách giúp mình lập kế hoạch một cách hiệu quả

Tại sao chúng ta phải biết cách lập kế hoạch một cách hiệu quả?

Tại sao chúng ta phải biết cách lập kế hoạch một cách hiệu quả? Mình nghĩ việc lập kế hoạch sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, năng xuất, theo sát và tập trung vào mục tiêu đã đề ra. Từ đó đánh giá, sửa đổi và chủ động ra quyết định điều chỉnh bản thân một cách hợp lý. Vì vậy lập kế hoạch một cách hiệu quả rất quan trọng.

Tại_sao_chúng_ta_phải_biết_cách_lập_kế_hoạch_một_cách_hiệu_quả?

Mình đã học lập kế hoạch một cách hiệu quả như thế nào?

Mình học cách lập kế hoạch từ khi mình lên đại học. Mình được dạy là phải lập kế hoạch theo mục tiêu. Ngắn hạn-1 năm. Trung,dài hạn thì 3-5 năm. Ví dụ năm nay mình phải đạt học bổng nhá. Mình sẽ bắt đầu suy nghĩ, tính toán xem phải làm gì để đạt được điều này từ việc xin làm cán bộ lớp để có điểm cộng cao hơn các bạn đến việc chăm chỉ tham gia các hoạt động cuộc thi văn hóa, văn nghệ, thể thao của khoa của trường như tham gia các clb, đi hiến máu … Nhưng lúc đó mình chưa nhận thức được đó là những đầu việc mình phải làm trong một bản kế hoạch lớn với mục tiêu cuối cùng là Đạt Học Bổng đâu.

Mình chỉ thực sự nghiêm túc lập kế hoạch một cách hiệu quả khi mình muốn đạt được cột mốc mới trong trình độ tiếng Anh. Và mình bắt đầu chinh phục mục tiêu đó bằng những bản kế hoạch viết tay – Todolist. Lúc đầu mình ghi lại việc cần làm như học từ mới, làm bài tập, học Duolingo vào tờ note. Sau một thời gian, mình thấy tờ note bé quá mà chữ mình to. Ngày nào cũng viết 1-2 tờ note như vậy nhà sẽ nhiều rác linh tinh lắm. Khi nào muốn tìm lại để đánh giá cũng khó. Mình dùng hết tập note cũ rồi quyết định lập kế hoạch trên sổ. Để tiết kiệm mình lập kế hoạch trên những cuốn sổ, quyển vở cũ trước. Mình còn tự tạo động lực bằng cách tìm mấy câu quote viết vào đầu mỗi bản kế hoạch. You can do it. Believe yourself. Đại loại như thế.

Mình_đã_học_lập_kế_hoạch_một_cách_hiệu_quả_như_thế_nào?

Lập kế hoạch một cách hiệu quả, mình gặp những khó khăn gì?

Thói quen lập kế hoạch tưởng đơn giản, không tốn thời gian mà gặp nhiều khó khăn lắm. Có hôm mình buồn nên không lập kế hoạch. Có hôm mình quên ko lập kế hoạch. Có hôm mình lười, vô kỷ luật nên không lập kế hoạch. Có hôm mình thất vọng, đau khổ vì không hoàn thành công việc nên không lập kế hoạch. Mình đã thử và kết hợp nhiều phương pháp khác nhau để tự duy trì và tự tạo động lực lập kế hoạch hàng ngày. Chính những điều này đã dẫn mình tới với Google Calendar.

Lập_kế_hoạch_một_cách_hiệu_quả_mình_ gặp_nhữn_khó_khăn_gì?

Lập kế hoạch một cách hiệu quả hiệu quả với Google Calendar.

Google Calendar là công cụ lập kế hoạch và quản lý thời gian hữu ích. Bạn bè và những người thành công mình quen đều dùng Google Calendar. Ngoài việc lập kế hoạch thông thường. Google Calendar tích hợp nhiều chức năng khác như Việc Cần Làm, Sự Kiện, Nhắc Lịch và màu sắc dựa theo tính chất, sự ưu tiên của công việc để theo sát công việc dễ dàng hơn. Mình còn có thể linh hoạt thay đổi thời gian cho từng đầu việc trong ngày. Google Calendar tiện ích thật đấy nhưng đối với một đứa Low Tech quen với sự dễ dàng, đơn giản như mình. Mình thấy bị rối khi phải làm quen với giao diện và học cách sử dụng các tính năng. Mình cũng lười mở máy tính hay điện thoại kiểm tra lịch trình trên Google Calendar.

Lập_kế_hoạch_một_cách_hiệu_quả_hiệu_quả_với_Google_Calendar.

Lập kế hoạch một cách hiệu quả với bảng Excel.

Bây giờ khi đi thực tập tại công ty mình học được cách lập kế hoạch trên excel rất đơn giản và tiện lợi. Chị trưởng phòng chỉ mình vào hôm đầu tiên của kỳ thực tập. Mình chỉ cần tạo một bảng với các mục ngày, thời gian, tên công việc.Theo ma trận Eisenhower việc nào gấp, quan trọng mình để lên trước rồi đến các việc khác theo KPI không gấp sau. Bảng excel giúp mình đánh giá công việc một cách hiệu quả hơn nhờ vào các hàm và bảng biểu được lập từ dữ liệu công việc. Tiện lợi hơn là mình chỉ cần lập 1 bản kế hoạch thật chính xác và copy paste tái sử dụng cho lần sau. Nhưng mình vẫn thích lập Todolist bằng giấy hơn vì Todolist cho mình cảm giác gần gũi với công việc. Cảm giác gạch bỏ các công việc mình đã hoàn thành bằng bút tạo cho mình rất nhiều động lực và niềm vui.
Sau khi dành thời gian áp dụng các phương pháp mình quyết định kết hợp hai cách Todolist và Excel để việc lập kế hoạch trở lên hoàn thiện và đồng bộ hơn. Todolist giúp mình gần gũi với công việc. Mình chỉ cần mở sổ là có thể theo dõi được công việc, rất tiện lợi. Excel giúp mình có cái nhìn tổng quan về tuần, tháng làm việc.

Lập_kế_hoạch_một_cách _hiệu_quả_với_ bảng_Excel.

Các phương pháp, ứng dụng lập kế hoạch một cách hiệu quả hiện nay và lời khuyên cho người mới.

Ngoài các cách trên hiện nay có nhiều phương pháp, ứng dụng giúp chúng ta lập kế hoạch một cách hiệu quả, quản lý công việc và cân bằng cuộc sống như Notion, phương pháp bốn lò lửa, ma trận Eisenhower … Bạn có thể sử dụng và trải nghiệm để tìm ra phương pháp, ứng dụng phù hợp với bản thân. Mình hy vọng với bài viết chia sẻ này sẽ giúp bạn biết vai trò của việc lập kế hoạch cũng như các phương pháp làm thế nào để có một bản kế hoạch tối ưu giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc và cuộc sống.

Nguồn ảnh: Pinterest